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新入社員の電話対応マナー
新入社員の電話対応はよろしくないことが多いです。なぜなら、新卒新入社員の場合は、特に、社会人として電話応対をしたことがないからです。経験も浅いので、なかなか思うような電話応対ができません。また、新入社員は電話応対するときに、緊張している場合が多いです。ガチガチで電話応対するので、ぎこちなくなってしまいます。では、どのようなケースが考えられるのか見ていきましょう。
「どちらさま」を「何様」と言う
「どちらさま」というべきが、「何様」と言ってしまうパターンです。「どちらさま」と言い慣れていない新入社員が間違えやすい言葉です。「何様」と言われると、相手は不快感を感じてしまうことがあるので、注意しなくてはいけません。
保留ボタンを押し間違えて、電話を切ってしまう
また、電話に慣れていない新入社員は、電話機の操作も間違えやすいです。保留ボタンを押すつもりが、電話を切ってしまうことがあります。その場合は、素直に謝りましょう。そして、事前に電話の操作は把握しておくことが重要になります。
武士の言葉になってしまう
極度の緊張から、武士の言葉を発する新入社員もいます。「〇〇でござる」など、まるで武士のように言葉を発してしまうのです。これも極度の緊張から、武士言葉が生まれます。新入社員は慣れていないので、慣れさすためにも、経験を積ませるしかありません。
話中の上司へ電話をつないでしまう
また、電話応対が慣れていないので、話中にもかかわらず、上司に電話を取り次いでしまうことがあります。本来であれば、かけ直すことが必要ですが、無理やり電話を取り次いでしまうことがあるのです。なので、応対先が話中の場合は、かけ直すなどの対処をしましょう。
「御社名」を「写メ」と聞き間違える
「御社名」を「写メ」と聞き間違えるパターンです。聞きなれない言葉を、どうしても身近な言葉に変換してしまいがちなのが、新入社員の特徴です。恥ずかしく感じるかもしれませんが、社会人として慣れていけば、問題なく聞き間違えないようになるでしょう。
メモ書きを忘れる
大事なことはメモ書きを残すことです。耳だけで聞いていても、覚えられないことがあります。メモ書きを残して、スムーズに上司に伝える努力をしていきましょう。
上司は優しく教えて見守ること
このように、新入社員は緊張しながら電話応対を受けているので、上司は優しく見守り、なおかつ丁寧に教えてあげることです。単に叱っては、なかなか伸びないことがあります。ある程度、自由に電話応対させるためにも、見守ってあげましょう。
